השכרת ציוד לתערוכות וכנסים

השכרת ציוד לכנסים ותערוכות

עם תום שנתיים של עצירת פעילות עולם התערוכות והכנסים עקב מגפת נגיף קורונה, שהסיטה את כולנו לפעילות בפורמט של כנסים וירטואליים ודיגיטליים, ניתן לחוש בחזרה למציאות של מפגשים מקצועיים פנים אל פנים, עם קולגות ואנשי מקצוע מתחומים מקבילים. אנשים חוזרים לצרוך שירותים ומוצרים, אינטראקציות חברתיות חוזרות לשורן, ובמקביל חברות לייזום והפקת כנסים ותערוכות, חוזרות לפעילות בקדמת הבמה להניע מחדש את פיתוח השווקים המסחריים והתעשייתיים בדיסציפלינות השונות.

צור יתרון יחסי על פני המתחרים

בתחומי הצריכה השונים אין תחליף להצגת משאבים ומוצרים בעידן של טכנולוגיות מתקדמות, כשההייטק מוביל והסטארט אפ ממציא. כולם רוצים להיות הראשונים והבולטים בתחומם, ולשם כך נדרש ליזום את ההשקה והתצוגה של עצמנו, להראות ולהפיץ כדי להבטיח קהל לקוחות חדשים וערוצי שיווק נרחבים יותר. התחרות המסחרית הכרחית ובריאה, וההזדמנות להדגים את החידושים בחברה תתרחש ביתר קלות הכנס המקצועי ובתערוכה השנתית בתחום שלנו.

השכרת ציוד לכנס שלכם

דלפקי קבלה

במבואת הכניסה לכנס ולתערוכה חשוב לבצע רישום של כלל האורחים כדי ליצור מאגר מיידע ודטה מרוכזת ללקוחות פוטנציאלים, וכך נוכל לבצע פולוו אפ ולהציע להם בעתיד את שירותינו. לכן מומלץ להציב בכניסה לכנס דלפקי רישום מאורכים, את חזיתם נוכל למתג בלוגו החברה המציגה. במהלך הכנס יוצבו דיילים אשר יבצעו רישום פרטי האורחים, ימסרו את ברושור הכנס ולוחות זמנים ואף ינפיקו תגי אירוח. בסיום הכנס בשלב הפיזור ישמשו הדלפקים לחלוקת מתנה ממותגת, ורישום בקשות של לקוחות לפגישות עתידיות. לדלפקי הרישום קיים מדף פנימי לנוחות הדיילים ואכסון מסמכים ומוצרים.

אילו שולחנות וכסאות נדרשים להשכיר לכנס ?

לרוב הכנסים תתוכנן תכנית יומית אשר תכלול מספר מושבים באזורים שונים בחלל האירוע. תחילה יבוצע הרישום והליך ההתכנסות, בסופו יחלו הרצאות ופאנלים בתכנים הרלוונטיים, לאחר מיכן תתבצע הפסקת כיבוד קל או ארוחת צהרים. בחלקו השני של היום יתבצעו מושבים נוספים או סדנאות מקצועיות ובסיום התכנסות לסיכום הכנס לעיתים מלווה בהופעת אומן.

לחלל המרכזי, פואיה בו תתרחש ההתכנסות יוצבו שולחנות בר קוקטייל עם כסאות בר, עבור מינגלינג ראשוני. לשלב ההתכנסות יוגש כיבוד קל ושתייה לכן מומלץ להציב את ריהוט הבר מול מבנה בר המשקאות וסביב מזנוני בופה להשכרה לכיבוד.

חלל נוסף שיידרש עבור המושבים והכנסים המקצועיים לתכנים העיקריים בכנס, פה מומלץ למקם כסאות נוחים להשכרה ואפילו כסאות מרופדים בכרית מושב, לישיבה ממושכת של האורחים. כמות הכיסאות להשכרה תתוכנן לפי כמות המוזמנים עם עשרה אחוז תוספת עבור אורחים שלא אישרו הגעה. הכיסאות יסודרו בסידור תאטרון של שורות במרווחים של כ 40 ס"מ בין השורות. חשוב לזכור לתכנן את מתחם הבמה לנואמים. לבמה יידרש דוכן / פודיום נואמים, כורסאות פאנל למושבים שנערכים על הבמה, מכובדים ומרופדים.

חלל נוסף שיידרש בכנס הוא עבור מפגשי אחד על אחד, בהם אנשי השיווק והמכירות יערכו מפגשים אינטימיים עם האורחים להעברת מיידע מקצועי אישי, ועל מנת להשיב על שאלות אישיות של הלקוחות. בחלל זה מומלץ למקם שולחנות בית קפה קטנים עגולים או ריבועיים במידות 80-90 ס"מ סביבם נמקם 3-4 כסאות גם עבור נציגי החברה וגם לאורחים. גם באזור זה מומלץ למקם מזנוני בופה לכיבוד קל ולשתייה.

השכרת אמצעי תצוגה ואביזרים לכנס:

לכל מציג בכנס, תהיה אינפורמציה כתובה ומוצרים, אשר יוצגו לאורחים להמחשה. לכן יש לבדוק עם כל מציג בכנס אילו שטחים נדרשים לו, האם הוא זקוק לויטרינה, סטנדים  למוצרים, או כוננית מודולרית, אילו מתקני רול אפ להצגת החברה או אמצעי שילוט למשיכת עניין של האורחים. לעיתים נדרשים תחומים של אזורים להצגת מוצרים כמו רכבים, מכשור נפחי, להם נדרשים עמודי חבלול או פרגודים לתיחום האזור.

ולסיכום לא לשכוח את נושא שלטי הכוונה והודעות הכנס. מאחר וכנסים מתרחשים לעיתים באולמות בהם מספר קומות וחללים שונים, חשוב לסייע לקהל להתמצא ולהבין היכן נמצא כל אזור. לכך נדרש לשלטי הכוונה ברורים שיוצבו בצמתים מרכזיים בחללי הכנס.