תכנון אירוע בתקופה קורונה
תכנון חתונה בתקופה קורונה
Change the date – זו הסיסמה שמלווה מאות זוגות בתקופה האחרונה. עם פרוץ המגיפה אלפי אירועים וחתונות בוטלו, נדחו שוב ושוב, ואילצו את רובם לשנות מסלול ולמצוא חלופות.
תכנון חתונה בתקופת קורונה מאתגרת אבל אפשרית. נכון שכולם ספונים בביתם, תחום האירועים והתרבות, ספקי וגני האירועים סופגים מהלומה כלכלית קשה, זוגות רבים דחו בפעם השלישית את תאריך האירוע וכעת על סף ביטול, אבל אל לנו מלהרים דגל לבן.
מכיוון שעשייה וביצוע היא התרופה לחשש, ברגעים אלו ביכולתנו לנצח את הנגיף, עם טיפים וכללים חשובים לתכנון אירוע מושלם לתקופה הקורונה.
בחירת מקום לחתונה בתקופת קורונה:
לרוב מדיניות משרד הבריאות ומגבלות ההתכנסות הן שיכתיבו את בחירת מיקום האירוע. לאחרונה מאשרים התכנסויות במקום פתוח ל 20-50 אורחים. מיכן שמקומות אינטימיים כמו בית הכנסת, הגן הציבורי השכונתי, השדה החקלאי עם הנוף, הם מקומות אפשריים לביצוע טקס החופה, אך מעט מסורבלים לוגיסטית. אתרים אלו דורשים התארגנות של הכוונה והגעה, פריסת חשמל וגנראטור, מקור מים זורם וכד'.
לעומת זאת, הגינה הפרטית, הגג בבניין המשותף, או המרפסת יכולים להיות אלטרנטיבה נוחה ומוכרת יותר.
האורחים והזמנות לאירוע:
נכון שהגבלות למספר מכסימלי של אורחים מתסכלת, אך אל מלשכוח שהחתונות הקטנות האינטימיות, הן המוצלחות והזכורות ביותר. באין ברירה נצמצם את רשימת המוזמנים לקפסולות משפחות מקווץ עם החברים הקרובים ביותר, בידיעה שעם חלוף הנגיף, נוכל לערוך מסיבה גדולה רבת משתתפים, גם לאלו שלא ליוו אותנו ברגע שבירת הכוס הבלתי נשכח.
כאן המקום, לגרום לחברים להרגיש מוערכים באמצעות הזמנה אישית שלנו ליום המיוחד, ובנוסף לשלוח הזמנה רשמית.
תכנון האירוע וירידה לפרטים:
מתוך ההבנה שכמות המוזמנים פחתה, פה השלב לחשוב מחוץ לקופסא ולסטות מהגישות המקובלות להוצאה העיקרית באירוע שהיא האוכל והקינוחים. לאירוע מצומצם של 20-30 איש ניתן להזמין שף ביתי, יחדיו נתכנן מראש את התפריט וחלוקת המנות ע"פ העדפות האורחים.
אם התקציב אינו מאפשר זאת, ניתן להחליף את הקייטרינג בעגלות בפודטראק, למקמם ברחוב או במתחם נגיש. רכבים שיגישו מוקפץ, טאקו גלידה וכו' יכניסו עניין , יגרמו לזרימת האורחים בחלל ואטרקציה לאירוע. באירועים מצומצמים לתקופת קורונה, נצלו את היתרון והגישו את המנה המועדפת עליכם, או שהכלה אוהבת, בחרו את מנת הזוג המוגש בקאפקייק , פיתה וכד'.
לאבטחת בריאות האורחים מומלץ לא להגיש במזנונים פתוחים או בופה, אלא ישירות לשולחנות, בכדי למנוע מגע חוזר בכלי הגשה ומכסים. כדאי להשכיר מבנה בר שתייה ארוך יותר מהמקובל, כך לא תהיה התגודדות ממתינים להגשת שתייה קלה, וכן להזמין כמות ברמנים כפולה.
השכרת ציוד לאירוע קורונה ותכנון הישיבה:
תוך שמירה על הכללים, ועל ריחוק בין המשפחות, חשוב לתכנן את סגנון הישיבה תוך פיזור רחב ככל הניתן בחלל, גם אם האירוע מתרחש באולם סגור (הרי חם בחוץ) וכן בשטח פתוח. לא לשכוח לתת מענה ספציפי למיקום נפרד לשולחנות המבוגרים מעל גיל 65, סבא וסבתא היקרים לנו הם קבוצת הסיכון הגבוהה.
כדאי להכין סקיצה ראשונית, ומדידות מוקדמות, להכיר את מידות השולחנות והמרחקים הנדרשים ביניהם כולל מעברים, המרחק המקובל בין כסאות מקבילים הוא כ 1 מ'. כדי לבצע זאת ביתר קלות מומלץ להשכיר שולחנות בית קפה או שולחנות בר קטנים, בהם מתאפשרת ישיבה ל 3-4 איש, שולחנות אלו אינם תופסים שטח יקר, ואיתם נשיג יתרון כפול לחסכון במקום ומקבץ אורחים קטן.
באילוצים משפחתיים, בהם נדרשים מספר רב יותר של אורחים סביב השולחן, מומלץ לבחון את רשימת המוזמנים ולפיה להשכיר שולחנות ל 6-8 איש, לפי קפסולות אורגניות של המשפחות שהוזמנו. באופן כללי כדאי להשכיר שולחנות גדולים יותר, ובכך לאפשר ריחוק ולרווח בין כיסא לכיסא ליושבים סביב. את תפעול הקייטרינג, כמו שהוזכר, מומלץ לכוון להגשה לשולחן, אולם אם בכל זאת בחרתם בהגשה בסגנון בופה, יש להזמין מספר מזנונים כפול ולמנוע תור וצפיפות בהגשת המנות. שתייה קלה, אלכוהול ופינת קפה, שמוגשים לרוב ממבנה הבר, חשוב גם להם ליצור הפרדה בהגשה, להזמין מספר גדול יותר של ברמנים, לתפעול מהיר, וכן להשכיר מבנה בר ארוך מהמקובל, שיאפשר ריחוק בין הממתינים למשקה.
ועם שיקולי הריחוק, יש לזכור את מוטיב מזג האוויר, ולדאוג להשכיר מאווררים, מצננים ושמשיות לימי הקיץ החמים, וכן תנורי אינפרא, מקרני חום לערבים קרירים.
גמישות ויצירתיות בימי קורונה:
בצעו תעדוף בהוצאות ! נכון שמספר המוזמנים קטן, אך בתקופה זו נוכל לחסוך בהוצאות ובהזמנת ספקים לא מחייבים, אם נהיה מעט יצירתיים. לעיתים מה שמוצע לנו בעלות נמוכה או בחינם לא לטעמינו, אך אם הפריט עדיין פונקציונאלי, ויעשה את העבודה, נוכל לחסוך עבור הוצאות אחרות שמאוד רצינו לקיימם. עבור עיצוב השולחנות נוכל לרכוש בעצמנו פריטים שיוכלו לשמש אותנו גם לאירועים משפחתיים עתידיים, קינוחים נוכל להזמין עצמאית, וכך לחסוך במנות קייטרינג יקרות.
ולבסוף נושאי קורונה המחייבים בריאותית:
מחובתנו להציב פינות נטילת ידיים, מיקום אלכוג'ל לצד המזנונים ובחדרי השירותים, למקם סלסלה עם מסיכות בכניסה לאירוע. קחו רעיון והדפיסו לוגו או תמונת מזכרת שלכם על מסכות שיצרתם יחד. שילוט והכוונה למיקומי אביזרים אלו יקלו על האורחים בהתמצאות. יש לוודא נקיון ושטיפה במהלך האירוע, מומלץ שמנהל אירוע או ראש צוות מלצרים יהיה אחראי לכך, וכמובן איסוף אשפה ונקיון בסיום.
היו מודעים לכל החיובים הנלווים כמו טיפים, פירוקים ואיסוף ציוד בתום אירוע, עמלות נסתרות אצל הספקים השונים, כדי שהחיוך ילווה את כולם גם ביום המחרת.
ברונן הוכמן ציוד לאירועים בנינו חבילת ריהוט וציוד בסיסית, גם ל 20 מוזמנים, הכוללת את כל המרכיבים הדרושים לביצוע אירוע השומר על הכללים, החבילה כוללת את הובלת הציוד ועל פי הצורך צוות הקמה ופרוק. התמחור בהנחות מכובדות התואמות את התקופה, אל תהססו וצרו קשר לכל סיוע בתכנון והתאמה לחלומות שלכם.
לסיכום: עם תכנון יסודי ומעמיק, גם בתקופת קורונה עם המגבלות השונות, נוכל לקיים אירוע שמח ומוצלח. ספקים שונים מרכיבים בימים אלו חבילות ייחודיות עם הנחות מפליגות לתקופה זו. נצלו את יתרונות הנגיף גם במעמד זה, ושנפגש בשמחות..
