לגזור ולשמור: רשימת ציוד חובה להשכרה לאירוע

מתכננים אירוע ולא יודעים מאיפה להתחיל? לפניכם המדריך השלם לתכנון ועיצוב אירוע בלתי נשכח. בין אם שכרתם מעצב או מפיק אירועים ובין אם בחרתם להפיק את האירוע שלכם לגמרי לבד, ישנה רשימה אחת שתעזור לכם לעשות סדר בבלאגן. הנה המפרט המלא של כל ציוד החובה וכל מה שעליכם לעשות בדרך לאירוע.

לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן

בחיים הכל  עניין של מיקום וזה נכון במיוחד כאשר מדובר באירועים. בחרו את החלל המתאים בדיוק לצרכי האירוע שלכם ובהתאם לכמות המוזמנים. אל תתפתו לסגור מקום שנראה מיליון דולר, אבל לא תואם את סוג הקהל שלכם, או כמות האורחים.

בחרו קונספט

החליטו מה יהיה הקונספט העיצובי באירוע. גם אם אין קו עיצובי מובהק, חשוב להחליט מה יהיה אופי האירוע ואיזו אווירה תרצו לייצר. רשמו סקיצה מפורטת הכוללת את תכנון הישיבה בהתאם לרשימת המוזמנים שלכם, כאשר מומלץ לשלב מגוון סגנונות ישיבה: ישיבה גבוהה (בר) ישיבה רגילה (שולחנות וכסאות סטנדרטיים) וישיבה נמוכה (פינות ישיבה הכוללות ספות וריהוט אלטרנטיבי) במטרה לספק מענה לכל האורחים וליצור מראה מגוון ומעניין.

עיצוב אירוע יווני - קליל ומרענן

צרו רשימת אנשי קשר חשובים

הכינו מפרט ספקי חובה הכולל פרטים של אנשי הקשר האחראים על ההגברה והמוסיקה באירוע, תאורה וחשמל, גנרטור, במות ועוד. ביום האירוע הפקידו העתק של הרשימה אצל אדם נוסף מטעמכם, אשר יהיה אחראי ויעזור לכם בשטח.

השקיעו בצוות טוב

אירוע טוב מתחיל ונגמר בצוות מקצועי. שכרו את שירותיו של צוות מלצרים מנוסה (היחס הנכון הוא מלצר אחד על כל 20 מוזמנים) אשר יספק שירות מקצועי ואדיב למשך כל שעות האירוע וכן אנשי פינוי וניקיון.

התאימו את האירוע לאקלים הנוכחי

כשמדובר באירוע- מזג האויר הוא פקטור קריטי וחשוב לקחת אותו בחשבון תמיד, לא משנה באיזה עונה מדובר. אם האירוע שלכם מתקיים בעונת הסתיו או החורף, הקפידו לשלב אמצעי חימום בכל אזור, כמו תנורי אינפרא חשמליים ופטריות חימום גז. ודאו שהמקום מקורה באופן מלא ושיכולת הבידוד טובה. אם האירוע מתקיים במהלך העונה החמה, חשוב מאוד לשלב מספיק מאווררים ומצננים, ואם מדובר באירוע בשעות היום – יש להוסיף גם שמשיות ואמצעי הצללה.

התאימו את האירוע לקהל שלכם

ילדים צפויים לקחת חלק באירוע? עצבו להם מתחם נפרד המותאם לילדים, כך שהם ייהנו וההורים והמבוגרים יוכלו לבלות בראש שקט. ריהוט אלטרנטיבי כמו פינות ישיבה נמוכות, מרבצים ופופים, נחשב לבחירה אידיאלית עבורם והוא יעזור לכם לייצר אווירה מזמינה וחווייתית.

כל הפרטים הקטנים שאסור לשכוח

סיימתם הכל, כלומר -את כל הדברים הגדולים. עכשיו נשאר לסגור פינות עם כל הפרטים הקטנים אך החשובים, שלפעמים דווקא הם נשכחים בתהליך. חלקו אותם לקטגוריות שיעזרו לכם לעשות סדר וצרו עבור כל אחד מהם רשימה נפרדת, כמו:

לוגיסטיקה: הדפסה ותלייה של שלטי הכוונה לאורך הדרך, יצירת מיקום בwaze-.

ציוד: לדאוג לכספת לצ'קים, שולחן למארחת, פחי אשפה.

תיאום: להודיע ולהזמין את השכנים, אם יש.

וודאו שאתם עוברים שלב אחר שלב ומטפלים בכל נושא בלי להשמיט דבר.